Salons professionnels, congrès, séminaires, spectacles, réunions d’entreprises, il existe tellement d’événements pour promouvoir une entreprise. Pour tous ces évènements, la qualité du transport est essentielle.
En fait, il y a toujours des objets à transporter : matériels, équipements, aliments et boissons, etc. Certains de ces objets nécessitent le plus grand soin lors de leur déplacement. C’est la raison pour laquelle de plus en plus de transporteurs cherchent à se spécialiser dans l’événementiel. Cependant, comment faut-il s’organiser pour mettre en place ces transports ?
Pourquoi faire appel à un professionnel ?
Pour ce type de transport, on peut facilement être tenté de le gérer par ses propres moyens En fait, cela peut paraître économique comme solution, mais à bien y réfléchir, ce n’est pas si simple de l’organiser. Selon l’évènement, vous pouvez être amené à transporter des objets fragiles ou qui nécessitent une attention particulière. Alors dans ce cas, seul un professionnel du transport spécialisé dans l’évènementiel pourra mettre en place les bons équipements et appliquer les bonnes techniques pour assurer la sécurité de vos envois.
En outre, une société de transport événementiel pourra gérer cette partie de l’événement de A à Z. Vous n’aurez plus à vous préoccupez de l’heure de collecte de la livraison de vos marchandises, du type de véhicule à mettre en place pour collecter vos colis ou de l’heure de passage du chauffeur si vous avez été contraint de louer du matériel ou louer les services de manutentionnaires.
Plus de questions à vous poser, vous pourrez tout déléguer à l’entreprise de transport d’événementiel. en résumé, une entreprise spécialisée pourra vous proposer des prestations sur mesures et adaptées à vos besoins.
Bien choisir l’entreprise de transport
Le premier élément à considérer concernant la réussite de la mise en place de votre logistique événementielle repose sur le choix de l’entreprise de transport. Au moment de choisir ce prestataire de service, vous aurez plusieurs critères à prendre en compte. L’idéal est de se rapprocher d’une entreprise proposant des procédures simples et efficaces.
Évitez les procédures compliquées car en tant qu’organisateur d’événements, vous aurez déjà beaucoup de responsabilités pour gérer les différentes étapes de votre événement. Ainsi, vous pouvez contacter ce type d’entreprise par mail ou par téléphone. Il est également possible d’obtenir un devis rapide auprès d’un transporteur spécialisé. Vous aurez une réponse immédiate concernant le montant du devis, le choix du mode de transport et les délais de livraison de vos marchandises.
En résumé, il est conseillé de choisir les entreprises les plus réactives et qui sauront vous apporter satisfaction dans de brefs délais. Qui plus est, il est conseillé de contacter une entreprise proposant un service client de qualité qui pourra vous aider en matière organisationnelle à tout moment ou en cas d’imprévu.
Une entreprise proposant des services sur mesure
D’ autre part, vous devez aussi choisir une entreprise en fonction du type de service qu’elle propose. Sur ce point, iles souhaitable de privilégier les services sur mesure. En fait, en optant pour une société plus flexible, vous pourrez adapter plus facilement le transport à l’organisation logistique de vos évènements.
Si, par exemple, vous êtes confronté à des situations d’urgence, l’entreprise pourra vous garantir la livraison vos colis, palettes ou marchandises diverses dans les délais les plus courts, avec une sécurité maximale pour vos expéditions.
Afin de profiter d’une offre économique et adaptée, l’entreprise pourra, par exemple, acheminer vos produits conditionnés en colis ou palettes depuis vos locaux jusqu’à leur agence située à proximité de l’événement. Ainsi, un livreur pourra directement transporter vos colis aux dates et aux créneaux horaires convenus.
Bien définir le type d’évènement que vous organisez
La réussite du transport évènementiel repose également sur la nature spécifique de votre évènement. En effet, il existe plusieurs types d’événements qui nécessitent chacun leur propre service de transport.
Le transport événementiel d’un spectacle.
Tournée, concert, théâtre, nombreux sont les événements qui gravitent autour du monde du spectacle. Ces événements imposent presque tous un transport de matériels (guitare, batterie, sonorisation, etc.). D’ailleurs, le transport pour un évènement relatif au spectacle exige une organisation sans faille. Le respect des délais est de mise pour ce genre d’organisation. Qui plus est, ces matériels sont souvent lourds et fragiles. Ce qui requiert généralement un mode de transport sur mesure et bien adapté pour assurer la sécurité et la bonne manutention de ces objets.
Ainsi, pour transporter les matériels nécessaires à un spectacle, il faut consacrer un temps suffisant pour le chargement et le déchargement. Cette opération ne doit impérativement pas se faire à la hâte. Et quand vous contacterez une entreprise de transport, il est important de mentionner tous ces détails, et de lui préciser les types de marchandises à déplacer, la date exacte de l’opération, etc. Par conséquent, cette société pourra appréhender vos besoins et choisir le moyen de transport le plus adapté à la situation et bien sûr prendre les précautions d’usage.
Le transport des objets d’œuvre d’art
À l’occasion d’une exposition artistique ou juste d’un déménagement, il est fort probable que vous fassiez appel à une entreprise de transport pour expédier vos objets et œuvres d’art. En fait, ces types de colis sont généralement de grande valeur et irremplaçables. Il peut s’agir d’objets d’antiquités, de collections d’arts ou encore de tableaux.
Quoi qu’il en soit, leur déplacement nécessite le plus grand soin afin d’éviter de les détériorer. En fait, la valeur de ce type d’objet dépend de nombreux critères comme leur ancienneté, leur composition ou leur quantité. De ce fait, engager un professionnel du transport s’avère être la solution idéale et la plus fiable.
Minimiser les risques pour transporter les œuvres d’art
Comme nous l’avons dit auparavant, le transport d’objets, d’œuvres d’art, de meubles anciens ou d’antiquités, nécessitent une attention particulière. Ainsi, la société de transport doit opter pour de bonnes dispositions qui réduisent les risques durant le transport pour préserver l’état d’origine de ces produits.
Pour ce faire, il est obligatoire d’avoir des connaissances spécifiques et des compétences particulières en matière d’emballage. La manipulation de ce type d’objets exige généralement une mise en caisse et une utilisation de pièces bien adaptées. Par exemple, pour une exposition ou un renouvellement de galerie, la planification et la préparation dans le cadre du transport et des déplacements des objets doit se faire préalablement, souvent plusieurs mois à l’avance.
Maximiser la sécurité pour transporter les œuvres d’art
En général, pour maximiser la sécurité des œuvres d’art à transporter, il faut considérer trois éléments : l’emballage, le stockage, et le transport à proprement parler.
- Emballage : comme chaque œuvre d’art est unique et possède sa propre valeur, elle exige un bon emballage pour assurer sa protection. Cet emballage devra également être spécifique et prendre en compte sa forme, sa taille, sa composition, la durée du déplacement, le mode de déplacement, le trajet emprunté pour le déplacement, etc. En outre, il existe plusieurs types d’emballages selon la matière de l’objet transportée : papier siliconé, papier sans acide, film à bulles, polystyrène, etc. Une fois la marchandise emballée, elle devra être couverte d’un carton rigide ou positionnée délicatement dans une caisse.
- Stockage : pour assurer la protection de l’œuvre d’art jusqu’au bout, le stockage est aussi un élément essentiel. Les solutions d’entreposage dépendent généralement de l’objet, mais aussi des besoins individuels de chaque client. Ainsi, vos objets et œuvres d’art doivent bénéficier d’un entreposage sécurisé au maximum pour garder leur valeur initiale.
- Transport : outre le mode d’emballage et de stockage des œuvres d’art, leur transport constitue aussi un élément qui assure leur sécurité. D’ailleurs, c’est l’une des raisons principales de dommages causés à ces objets. En fait, c’est durant le déplacement que l’on rencontre fréquemment des problèmes. Par conséquent, on essaie de maximiser leur sécurité durant ces transferts. Par exemple, il est tout à fait possible d’opter pour des véhicules équipés de suspensions pneumatiques, de températures contrôlées ou de systèmes spéciaux pour la fixation des cargaisons.
Le transport pour les congrès et séminaires professionnels
L’évènement professionnel que vous organiserez, qu’il s’agisse d’un congrès, d’un séminaire ou d’une conférence va représenter un enjeu essentiel pour votre entreprise, notamment auprès de ses clients ou de ses partenaires.
Il faut donc une logistique bien ficelée pour que sa réussite soit totale. Ainsi, il est de mise de confier le transport des matériels et des marchandises à un spécialiste en la matière. Vous pourrez alors vous concentrer davantage sur l’essentiel de votre projet professionnel.
Organiser sereinement l’évènement professionnel
Comme nous l’avons dit précédemment, l’organisation d’un évènement, quel qu’il soit, nécessite un investissement important, et cela à tous les niveaux. Vous y consacrerez votre temps, votre énergie, votre argent, et même plus encore. En général, on se rapproche toujours de l’organisateur quand il y a ne serait-ce qu’un petit détail à régler.
Alors, si vous pouvez déléguer le transport à une société extérieure, vous pourrez ainsi mieux vous focaliser sur des activités de plus essentielles à votre secteur d’activité. En résumé, il est particulièrement judicieux de faire appel à une entreprise expérimentée pour organiser son transport de matériels et de fournitures.
Profiter d’un transport adapté à vos besoins
Avec un professionnel qui va s’occuper de tout ce qui a trait à la logistique, vous serez certain de pouvoir profiter d’un service adapté à vos besoins et aux obligations imposées pour le transport de vos équipements. quel que soit le type d’équipement ou de denrées périssables, seul un intervenant professionnel pourra vous proposer le type de livraison correspondant à vos besoins spécifiques.
Grâce à sa large flotte d’utilitaires, l’entreprise de transport pourra vous proposer une prestation sur mesure avec les véhicules les mieux adaptés à vos attentes.
Si, par exemple, vous organisez un évènement professionnel, il est probable que vous décidiez de finir votre séminaire par un cocktail. Petits fours, Fruits et jus de fruits, sont des denrées périssables qui nécessitent un véhicule particulier pour les transporter. Vous aurez alors besoin d’un camion frigorifique pour acheminer la nourriture et les boissons.
Certaines marchandises nécessitent beaucoup de précautions. Seul un professionnel du transport sur mesure pourra alors vous conseiller sur les conditions et les équipements nécessaires à mettre en place. Ainsi un diable, un transpalette ou un hayon élévateur vous seront alors recommandés, et des préconisations vous seront également transmises afin de respecter les délais de livraison selon les horaires que vous aurez établis.
Les avantages d’un professionnel de transport pour vos séminaires
En résumé, voici les avantages dont vous pourrez bénéficiez si vous choisissez un professionnel pour intervenir dans la logistique de vos séminaires d’entreprises :
- Des Véhicules dédiés
- Des intervenants formés au transport pour séminaires professionnels
- Une mise en place sur site
- Un service adapté à tous types de colis et palettes
- Une prestation sur mesure
- Une prestation fiable
- Un service disponible le weekend et les jours fériés
- Un devis écrit sur demande
Bien préparer son budget pour les transports
Pour l’organisation de vos évènements, il est très important de prévoir un budget concernant les transports à mettre en place. Les frais pour les transports événementiels peuvent accroître de façon substantielle votre facture finale. Alors, n’oubliez pas de prévoir un budget en rapport avec vos contraintes spécifiques. Cette dépense relative au transport dépendra de plusieurs critères et variera d’un événement à l’autre, d’une semaine l’autre, etc.
Ainsi, pour avoir une idée du coût de cette prestation de transport, il est plus judicieux de faire une demande de devis. Comme nous l’avons dit auparavant, un devis est disponible sur simple demande auprès d’un professionnel. Qu’il s’agisse d’un événement professionnel, d’un spectacle, d’une exposition ou d’un autre évènement, sachez que les tarifs ne sont pas les mêmes.
D’ailleurs, votre budget dépendra de la nature de votre demande et de vos besoins. Effectuez plusieurs devis avant de choisir votre prestataire. Même si le prix n’est pas un gage de qualité, il s’agit malgré tout d’un critère de choix déterminant. Pour obtenir un devis précis, il vous sera demandé de communiquer une liste détaillée de vos besoins et de donner des précisions sur le service que vous attendez.
Anticiper tous les facteurs liés au transport évènementiel
Enfin, pour réussir l’organisation de vos transports événementiels, il y a quelques éléments à prendre en compte. Vous devez d’abord considérer le lieu où se déroule votre événement. S’il s’agit de villes importantes comme Paris, Lyon ou Nantes, sachez que les parcs d’expositions sont immenses et que le flux de véhicules est très important.
Alors pour ne pas subir les éventuels retards ou embouteillages liés à la livraison dans ces zones, vous devez prendre des mesures afin d’éviter des complications une fois arrivé à proximité du lieu de déchargement. Par exemple, vous pouvez définir à l’avance un horaire au cas où le trafic serait trop important ou bien être capable d’anticiper un retard causé par une autre exposition dans le secteur qui compliquerait votre livraison.
Vous devez également penser à comptabiliser le temps que vous allez perdre au chargement et au déchargement. Faîtes également le choix d’anticiper un éventuel retard afin de réaliser la réception de votre marchandise dans les délais prévus. Ainsi, vous pourrez appréhender l’installation de votre salon dans les meilleures conditions possibles.
Enfin, il faut également prendre en considération le poids et la nature de la marchandise à transporter. Veillez à transmettre ces informations au transporteur que vous aurez choisi afin qu’il puisse mettre en place un véhicule adapté. En effet, pour faciliter l’acheminement de vos marchandises du parking au stand, un véhicule équipé d’un hayon et d’un transpalette sera indispensable si vous n’avez pas prévu de matériel pour le déchargement.
